Jak wystawić fakturę dla NFZ w KSeF — krok po kroku

W skrócie: szablon rachunku z Portalu (R_UMX) → faktura FA(3) zgodna z szablonem co do pozycji, z identyfikatorami NFZ i oddziałem w roli „Odbiorca” → walidacja pliku w Portalu → „Wczytaj fakturę” w KSeF i wystawienie bez edycji → rejestracja numeru KSeF z powrotem w Portalu. Pominięcie któregokolwiek ogniwa kończy się zwykle statusem „do wyzerowania”.

Krok 1. Pobierz szablon rachunku (R_UMX)

Od lutego 2026 NFZ nie przyjmuje rachunków w starych formatach od podatników objętych KSeF — rozliczenie zaczyna się od szablonu rachunku, który system oddziału generuje po przyjęciu sprawozdania ze świadczeń. Szablon (plik XML typu R_UMX) pobierasz z Portalu Świadczeniodawcy (oddziały: dolnośląski, lubuski, łódzki, małopolski, opolski, podkarpacki, pomorski, śląski) albo z SZOI (pozostałe). Zawiera identyfikator szablonu, pozycje, liczbę jednostek i stawkę — faktura musi się z nim zgadzać jeden do jednego.

Krok 2. Zbuduj fakturę FA(3) z polami, których żąda NFZ

Zwykła faktura z programu księgowego nie wystarczy. Komunikaty Centrali NFZ (zwłaszcza z 11.02.2026) wymagają:

Pole	Co wpisać
DodatkowyOpis → `identyfikator-szablonu`	numer szablonu z pliku R_UMX
DodatkowyOpis → `identyfikator-swiadczeniodawcy`	Twój kod z systemu OW, np. 124/214448
`Indeks` przy każdej pozycji	zakres świadczeń/wyróżnik (przy kapitacji także kod świadczenia), np. `01.0010.148.01/1/5.01.00.0000041`
Podmiot2 (nabywca)	Narodowy Fundusz Zdrowia, NIP `1070001057` — zawsze centrala jako całość
Podmiot3 (odbiorca)	Twój oddział wojewódzki: nazwa, adres, IDWew i rola `2` „Odbiorca”
NrUmowy	numer umowy z OW; jedna faktura = jedna umowa
Okres (P_6_Od–P_6_Do)	okres z szablonu (miesiąc rozliczany)

⚠ Częste potknięcia z komunikatów oddziałów: pole „Faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST" ma być „Nie”; liczba pozycji inna niż w szablonie, brak Indeksu albo inny okres = „faktura niepoprawna — do wyzerowania”.

Krok 3. Zwaliduj plik w Portalu NFZ — zanim cokolwiek wystawisz

W Portalu Świadczeniodawcy/SZOI działa funkcja „Walidacja faktur KSeF (FA)”: wgrywasz plik i dostajesz wynik pozytywny albo listę błędów. To najważniejszy nawyk całego procesu — błąd wykryty na tym etapie poprawiasz w pliku i walidujesz ponownie, bez żadnej korekty, bo nic jeszcze nie zostało wystawione.

Krok 4. Wystaw w KSeF — przez „Wczytaj fakturę”, bez edycji

W Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl) wybierz Faktury → „Wczytaj fakturę”, wskaż plik i kliknij „Wystaw”. Nie otwieraj edycji w formularzu: potrafi ona zmienić rolę oddziału NFZ z „Odbiorca” na „Faktor”, co kończy się błędem 215 i koniecznością zerowania. Jeśli formularz mimo wszystko się otworzył — przed wystawieniem sprawdź rolę na stronie „Podmioty inne”.

Krok 5. Zarejestruj numer KSeF w Portalu NFZ

Po wystawieniu skopiuj nadany numer KSeF (35 znaków, lista „Faktury sprzedaży” albo UPO) i zarejestruj go w Portalu przy właściwej umowie. NFZ sam pobierze fakturę z KSeF — dalsze losy dokumentu śledzisz po statusach, aż do 55 „Zatwierdzony do wypłaty”. Numer KSeF zachowaj: będzie niezbędny przy każdej ewentualnej korekcie.

✓ Jeden dokument = jeden kanał. Faktury wysłanej do KSeF nie przekazuje się już „dla pewności” starym kanałem (RACH/FAKT/NOTA) — duplikat dostaje status „do wyzerowania”.

Albo zrób to wszystko w FakturaNFZ.pl → Wczytujesz umowę (UMX) i szablon (R_UMX), aplikacja buduje plik ze wszystkimi polami NFZ, pilnuje walidacji i prowadzi przez KSeF aż po rejestrację numeru. Pierwsze wystawienie gratis.

Powiązane poradniki

Źródła: komunikaty Centrali NFZ nr 8824 (15.09.2025, specyfikacja wymagań FA(2)/FA(3)), 8880 (19.01.2026, adresowanie i IDWew), 8891 (04.02.2026, FAQ po wdrożeniu), 8895 (11.02.2026, Indeks i zgodność z szablonem) — nfz.gov.pl → „Informacje KSeF w NFZ”; instrukcje Portalu Świadczeniodawcy/SZOI (27.01.2026). Stan na październik 2026.